Comprendre l’ensemble des coûts engendrés par un projet de recherche est essentiel pour éviter des désagréments, des malentendus et des retards. Mais lors de la conception d’un projet, bien des chercheurs préfèrent se concentrer sur les aspects scientifiques, ce qui se comprend aisément, plutôt que sur les questions financières et administratives. Pour éviter de possibles soucis ultérieurs, voici quelques interrogations à se poser sur les coûts avant d’avancer côté science :
- Comment définir le coût d’un projet de recherche ?
- Le coût d’un projet peut-il prendre plusieurs formes ?
- Une négociation des coûts est-elle possible ?
- Quels dispositifs financiers intéressent les industriels lorsqu’ils collaborent avec les établissements académiques ?
Le montage financier d’un projet de recherche doit permettre de déterminer le coût des moyens à mobiliser pour mener à bien le dit projet.
Selon le projet, il faut distinguer les coûts marginaux des coûts complets. Les premiers prennent en compte les surcoûts spécifiquement liés à l’exécution du projet (salaire des contractuels, sous-traitance, consommables, missions…), les seconds ajoutent en plus des coûts marginaux, les coûts salariaux des personnels titulaires et des frais d’environnement associés, etc.
Définition du Coût d’un Projet : qu’est-ce que le coût d’un projet ?
Le coût correspond à l’ensemble des dépenses liées à un projet de recherche, définies dans un périmètre préétabli. Au sein des tutelles des laboratoires (Université, CNRS, etc.), une fiche de coût est établie pour les estimer au mieux. Elle s’applique à deux types de travaux réalisés en partenariat :
- collaboration : implique une obligation de moyens et une approche scientifique,
- prestation : implique une obligation de résultat. Elle ne comporte généralement pas d’apport intellectuel par le chercheur/personnel qui la réalise. (voir « le projet de recherche #2 le contrat).
Le Coût sous ses deux formes
Dans les deux cas, collaboration et prestation, le partenaire industriel doit payer des frais de personnel non permanent (contractuels dédiés pour réaliser le projet tels que les doctorants, les post-docs, ou les stagiaires…), du fonctionnement (frais de mission, documentation, consommables…) et des frais de gestion de l’établissement. Ce sont les coûts marginaux.
Cependant l’une et l’autre se distinguent. En cas de prestation le partenaire industriel doit payer, en plus, les frais de personnel permanents, ce qui n’est pas le cas lors d’une collaboration. Nous sommes alors sur le chiffrement du coût complet. En ce qui concerne les frais de gestion ils peuvent être différents s’il s’agit d’une collaboration ou d’une prestation (mais cela n’est pas systématique).
La Négociation
Une fois la fiche de coût établie, plusieurs points peuvent faire l’objet d’une négociation lors de la mise en place du contrat cadrant le projet (voir « le projet de recherche #2 le contrat) :
- charges directes de fonctionnement : certaines dépenses peuvent être ajustées pour réduire le coût global ce qui a pour conséquence de revoir certaines étapes dans les travaux de recherche envisagés,
- Propriété Intellectuelle (PI) : un dialogue avec les entreprises permet d’adapter la stratégie en fonction des besoins de chaque partie et d’adapter le coût du projet en conséquence.
Intérêt pour les Industriels
Il y a un véritable intérêt pour les entreprises à collaborer avec la recherche publique grâce à divers mécanismes fiscaux :
- CIFRE (Conventions Industrielles de Formation par la Recherche),
- CIR (Crédit d’Impôt Recherche),
- CICo (Crédit d’Impôt Collaboration de Recherche).
Les grands groupes maîtrisent bien ces dispositifs, mais les PME en sont souvent moins familières.
Les Règles d’Or
- Ne pas oublier les frais de gestion, qui peuvent rapidement augmenter le coût du projet.
- Estimer correctement le coût des chercheurs (personnels permanents et non permanents : doctorants, post-docs…).
- Anticiper les démarches administratives (recrutement de personnels, rédaction/négociation du contrat de partenariat…).
- Ne pas négocier les coûts si le travail a débuté, sous peine de devoir revoir et adapter l’annexe scientifique et donc le projet envisagé.
- Ne pas faire de ristournes, ce n’est pas possible contractuellement.
Conclusion
Le coût d’un projet de recherche est un élément fondamental à maîtriser pour assurer la viabilité du projet et la satisfaction de toutes les parties prenantes. Une bonne préparation en amont évite bien des désagréments et garantit une collaboration transparente entre laboratoires académiques et industriels.
Les instituts Carnot et les services administratifs des tutelles, dédiés aux questions de partenariat, sont là pour vous accompagner.
Anticipation et rigueur sont les clés du succès !